POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES Y POTENCIALES CLIENTES

Fecha: 01 de octubre de 2026

El presente documento constituye la Política de Tratamiento de Datos Personales de clientes y potenciales clientes definida por AUTOVENZ SAS, en cumplimiento de la normativa vigente, su finalidad es establecer las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta y supresión de la información personal obtenida en desarrollo de la gestión comercial y de los procesos de evaluación y administración del riesgo crediticio.

1. PRESENTACIÓN

La presente Política constituye el documento adoptado por AUTOVENZ SAS para regular el tratamiento de datos personales de clientes y potenciales clientes, especialmente aquellos recolectados a través de formularios comerciales, canales digitales, comunicaciones por WhatsApp y demás medios de contacto, así como la información utilizada para analizar solicitudes de crédito, definir cupos, condiciones comerciales y efectuar seguimiento al comportamiento de pago.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

1. NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: AUTOVENZ SAS
2. NIT: 901149777-3
3. DOMICILIO PRINCIPAL: Medellín
4. DIRECCIÓN: CR 52 79 SUR 48 BG 107
5. TELÉFONO: 3163807086
6. CORREO ELECTRÓNICO PARA ASUNTOS DE HABEAS DATA: [email protected]

3. MARCO NORMATIVO APLICABLE

La presente Política se soporta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; la Ley 1266 de 2008, en lo que resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios; la Ley 2300 de 2023 respecto de los canales y condiciones de contacto con consumidores; el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.

4. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Cliente: Persona natural que adquiere o ha adquirido productos o servicios de AUTOVENZ SAS, o persona natural cuyos datos sean tratados en representación o contacto de un cliente persona jurídica, cuando dichos datos permitan identificarla.

Potencial cliente: Persona natural que manifiesta interés en los productos o servicios de AUTOVENZ SAS o suministra sus datos para recibir información comercial.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a su titular y a cierto sector o grupo de personas, como la información financiera, crediticia, comercial o de servicios.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

5. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL TRATAMIENTO DE DATOS

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Finalidad: los datos serán tratados únicamente para finalidades legítimas, determinadas e informadas al Titular.
• Libertad: salvo excepción legal, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada del Titular.
• Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el Titular podrá obtener información sobre la existencia y uso de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos serán tratados únicamente por personas autorizadas y dentro de los límites de la finalidad informada.
• Seguridad y confidencialidad: se adoptarán medidas razonables para prevenir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Necesidad y proporcionalidad: solo se recolectarán los datos pertinentes y adecuados para la finalidad comercial o crediticia correspondiente.

6. TITULARES Y CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN

La presente Política aplica principalmente a clientes y potenciales clientes personas naturales, así como, a representantes, contactos, administradores, propietarios o personas vinculadas a clientes que sean personas jurídicas, cuando la información tratada permita identificar a una persona natural.

Según la relación y finalidad, AUTOVENZ SAS podrá tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, ciudad, número telefónico, correo electrónico y demás datos suministrados por el Titular.
• Datos comerciales: nombre del negocio, actividad comercial, ciudad de operación, productos de interés y volumen o frecuencia estimada de compra.
• Datos relacionados con la relación comercial: compras, facturación, cartera, pagos, cumplimiento de obligaciones, antigüedad y comportamiento histórico.
• Datos financieros, crediticios, comerciales o de servicios necesarios para estudiar solicitudes de crédito, cuando su tratamiento se encuentre autorizado o legalmente permitido.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales de clientes y potenciales clientes podrán ser tratados, según corresponda, para las siguientes finalidades:

1. Recibir, registrar y gestionar la información suministrada mediante formularios comerciales, landing pages, formularios físicos, canales digitales u otros mecanismos habilitados por AUTOVENZ SAS
2. Contactar al Titular por llamada telefónica, correo electrónico, WhatsApp u otros canales autorizados para atender solicitudes, ampliar información, presentar cotizaciones y ofrecer productos o servicios.
3. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, prospección comercial, fidelización, campañas, promociones, encuestas de satisfacción y comunicaciones relacionadas con los productos o servicios de AUTOVENZ SAS, siempre con la autorización exigible y respetando las solicitudes del Titular de no recibir comunicaciones comerciales.
4. Administrar la relación precontractual, contractual y comercial, incluyendo pedidos, entregas, facturación, servicio al cliente, garantías, cartera y gestión de pagos.
5. Analizar solicitudes de crédito y evaluar la capacidad, perfil y comportamiento de pago del cliente, con el propósito de aprobar, negar, mantener, modificar o cancelar cupos y definir condiciones de crédito, plazos y demás condiciones comerciales.
6. Consultar y analizar el historial de compras, pagos, mora, acuerdos y demás información derivada de la relación comercial directa con AUTOVENZ SAS para fines de gestión y prevención del riesgo crediticio.
7. Cuando resulte aplicable y exista la autorización o habilitación legal correspondiente, consultar, verificar, actualizar o tratar información financiera, crediticia, comercial y de servicios proveniente de operadores o fuentes de información, de conformidad con la Ley 1266 de 2008 y demás normas aplicables.
8. Prevenir fraude, suplantación, incumplimientos y demás riesgos asociados a las operaciones comerciales y crediticias.
9. Atender peticiones, consultas y reclamos de habeas data y requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
10. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales y de conservación documental.

8. REGLAS ESPECIALES PARA CONTACTO COMERCIAL Y MERCADEO

• El suministro de datos a través del formulario comercial no se entenderá, por sí solo, como autorización automática para cualquier finalidad. AUTOVENZ SAS deberá obtener y conservar prueba de la autorización previa, expresa e informada para las finalidades que la requieran.
• Las comunicaciones comerciales se enviarán únicamente a través de los canales autorizados por el Titular y respetando las reglas legales aplicables sobre horarios, periodicidad y canales de contacto.
• El Titular podrá solicitar en cualquier momento que cese el uso de sus datos para fines publicitarios, de mercadeo o prospección comercial, sin que ello afecte los tratamientos que deban mantenerse por obligación legal o contractual.
• En los formularios digitales deberá disponerse un mecanismo claro de autorización, sin casillas premarcadas, acompañado de acceso a la presente Política o al aviso de privacidad correspondiente.

9. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA EVALUACIÓN DE RIESGO CREDITICIO

• AUTOVENZ SAS podrá utilizar la información derivada de su propia relación comercial con el cliente —incluyendo historial de compras, pagos, mora, acuerdos y cumplimiento— para evaluar el riesgo asociado al otorgamiento y mantenimiento de crédito, dentro de los límites de la autorización otorgada y de la normativa aplicable.
• Cuando para la evaluación de crédito se consulte información de terceros, centrales u operadores de información, se cumplirán las reglas especiales aplicables a la información financiera, crediticia, comercial y de servicios, incluyendo las obligaciones de autorización, veracidad, actualización, circulación restringida y atención de derechos del Titular, cuando correspondan.
• Las decisiones de crédito podrán considerar criterios objetivos asociados al comportamiento de pago, volumen de compra, antigüedad, nivel de exposición y demás variables legítimas de riesgo. La información no será utilizada para finalidades incompatibles con aquellas informadas al Titular.
• La aprobación de un crédito no constituye un derecho adquirido y estará sujeta a las políticas internas de riesgo y a la evaluación comercial de AUTOVENZ SAS, sin perjuicio de los derechos del Titular sobre sus datos personales.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos y, una vez agotado el trámite correspondiente, acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los casos previstos en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Solicitar que se suspendan las comunicaciones comerciales o de mercadeo dirigidas a sus datos de contacto.

11. AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

Salvo las excepciones previstas en la ley, AUTOVENZ SAS obtendrá autorización previa, expresa e informada del Titular. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, siempre que exista prueba consultable de la misma.

AUTOVENZ SAS conservará prueba de las autorizaciones y de la información suministrada al Titular al momento de su obtención.

12. AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular la presente Política al momento de la recolección, AUTOVENZ SAS utilizará un aviso de privacidad que informe, como mínimo, la identidad y datos de contacto del Responsable, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular y la forma de consultar esta Política.

13. ENCARGADOS, TRANSMISIONES Y TERCEROS

AUTOVENZ SAS podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, plataformas de mensajería, CRM, servicios de alojamiento, asesores, proveedores de cobranza u otros terceros que actúen como Encargados del Tratamiento. En estos eventos se adoptarán medidas contractuales y de seguridad para que los datos sean tratados únicamente conforme a las instrucciones de AUTOVENZ SAS y para las finalidades autorizadas.

Cuando exista transferencia o transmisión nacional o internacional de datos, se observarán los requisitos previstos en la normativa colombiana aplicable.

14. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

El área responsable de atender consultas y reclamos de habeas data será Jorge Alberto Briceño – Representante legal suplente.

Canales de atención:

• Correo electrónico: administració[email protected]
• Dirección física: CR 52 79 SUR 48 BG 107
• Teléfono, si aplica: 3163807086

15. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento, podrá presentar reclamo con su identificación, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos que pretenda hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane. Una vez completo, será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes; cuando no sea posible, se informará la causa y la fecha de respuesta, sin superar ocho (8) días hábiles adicionales.

16. SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización conforme al procedimiento de reclamos. La solicitud no procederá respecto de información que deba conservarse por obligación legal o contractual, ni cuando subsista una finalidad legítima que impida su eliminación inmediata.

17. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

AUTOVENZ SAS adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger la información contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a la información comercial y crediticia se limitará al personal y terceros que la requieran para el cumplimiento de sus funciones.

18. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

La presente Política rige a partir del 01 de octubre de 2026 Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Los cambios sustanciales serán comunicados por medios idóneos cuando ello sea exigible.

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EDDY ANTONIO MIRANDA REYES
REPRESENTANTE LEGAL
AUTOVENZ SAS